Удаленная работа вне офиса зависит от подготовки. 47news представляет инструкцию: если ты не онлайн - ты не на работе. Давайте выжмем плюсы из мировой истерики.

Многие компании, по понятным причинам, задумались, как перевести сотрудников на удаленную работу. Кстати, некоторым из них уже давно нечего делать в офисе, но привычки топ-менеджеров и стиль управления часто этому препятствуют. В большинстве фирм до сих пор практикуется стиль работы: "а зайди-ка ко мне" без назначения встреч и описания повестки. Такую форму управления называют "мафия-стайл", а сами организации "красными". Эти привычки ущербны, потому что они из прошлого. Сегодня есть прелестный повод что-то поменять.

Небольшая преамбула: турбулентность в бизнесе теперь – новая норма. У нас сейчас нет другой погоды. Есть мнение, что рентабельность бизнеса, перешедшего на модель удалённой работы, упадет. Сергей Славинский из Syndicated Brands предполагает, что втрое у средних и мелких и в четыре раза у крупных. Работать из дома с той же энергией сможет в лучшем случае 1 сотрудник из 10.

До сих пор во многих компаниях не используют CRM-системы или делают это неэффективно. Облачные сервисы тоже не везде - до сих пор паранойя – "это коммерческая тайна, и мы запрем ее на своих компах" или: "мы это пересылать по почте не будем". 

Переход на удаленку – это слом годами сформированной привычки. А последняя – страшная сила. Не отвлекаться в квартире на домашние дела – сложнейшее испытание. Абсолютному большинству нужна в этом помощь. Но после перехода на удаленку многие переосмыслят свои бизнес-модели.

Итак, что нужно сделать в целом по компании:

1. Провести анализ внутренней коммуникации: есть ли общие собрания, какова их периодичность, повестка дня, список участвующих.

2.  Если нет, то добавить распорядок "встреч" в онлайне: еженедельными и ежедневными. Обязательно описать регламент каждой такой встречи. И сделать чек-лист. Главная причина растягивания встреч и совещаний – низкий уровень их подготовки, отсутствие или несоблюдение регламента.

3. Создать общий информационный канал, где будет ясно, кто где что делает, когда, кто и с кем созванивается.

4. Определить периодичность проверки мессенджеров – не чаще 1 раза в полчаса, иначе сосредоточиться на выполнении задачи невозможно.

5. Определить правила и график работы каждого. Сделать его достоянием всех в виде диаграммы Ганта на общем диске. Ведь кому-то надо везти детей в школу, у всех должен быть перерыв на обед, а у некоторых и на йогу.

6. Определить правила коммуникации: когда звонки, когда почта, а когда мессенджер. Иначе один вид связи будет наслаиваться на другой.

7.Провести тренинг по удаленной работе.

8. Добавить систематизацию: CRM, Trello или любой другой задачник. Договориться о том, как мы сообщаем заинтересованным лицам о том, что задача выполнена.

9. Определить график очных встреч.

10. Определить возможные объемы работы для каждого из сотрудников. Это иллюзия, что удастся сделать гораздо больше. Да, теперь не надо терять 2 часа на работу, но будут другие потери времени. Придется самому готовить, например. Или тратить время на заказ еды.

Что нужно сделать дома:

Первое - оборудовать рабочее место. Удобно, комфортно и максимально изолированно от других домочадцев. Розетки, зарядки, стол, стул, звуковой комфорт, приличный задний фон на случай видео. 

Необходимо договориться с семьей о правилах, когда вас можно отвлекать. Когда абсолютная тишина, а когда можно поговорить. В идеале – создать систему знаков как в отеле: "полная тишина" для скайпов, "не беспокоить" просто для сосредоточенной работы, или "заходите".

Сложнее всего с детьми. С ними тоже придется договариваться. Придется объяснять, какие знаки что означают, когда можно общаться с работающим дома папой или мамой, а когда нет. Дети ведь тоже будут дома. И запланировать неизбежное: определить время, когда можно общаться. Например, по 15 мин каждые 2 часа.

Что нужно сделать руководителям:

1. Дополнить существующие или разработать новые регламенты работы на удаленке.

2. Провести обучение удаленной работе.

3. Организовать систему контроля, чтобы победить привычку людей "дома, значит не на работе".

4. Создайте инфраструктуру для обслуживания удаленного формата работы: облачные диски, лицензии на ПО, курьеры, хранение документов, сигнальные флажки о невыполненных работах.

Создайте средства связи:

А) Общий канал (обратите внимание – не чат) в Whatsapp/Telegram +

В) Создайте отдельные чаты по отделам или направлениям работы.

С) Договоритесь о звонках в  Whatsapp (подключает до 4-х человек) или Zoom (бесплатно до 40 минут). Лучше сразу оплатить, чтобы не быть скованным ограничениями. Вот это реально удобно – встречи сразу, не выходя из дома. Никуда не надо ехать, ты уже на встрече.

D) установите Skype или созванивайтесь в whereby.com (- это аналог Skype, не требует скачивания и установки, работает из браузера. Бесплатен до 4-х человек)

Е) Помните, что e-mail – это вчерашний день.

F) Введите инструменты для командной работы. И руководитель, и команда должны быть в одном пространстве и смотреть на одинаковое поле задач и видеть прогресс.

 Установите:

1. Trello.  Бесплатный, наглядный и эффективный групповой задачник. Его легко освоить за 15 минут.

2. Slack – это мессенджер для бизнеса. Он хорош интеграцией с Trello, простотой и функциональностью.

3. Todoist – прекрасный задачник с элементами геймификации. Поощряет к выполнению, напоминает, подталкивает. Леонид Комиссаров, открывавший филиал iiko в Дубае, уповает на него как на главный элемент успеха. 

G) Организуйте коллективную отдачу обратной связи. Что-то похожее на оценку 360 градусов, когда каждый оценивает коллег по важнейшему критерию. В первое время таким критерием выбирают исполнение командных задач. Оценку лучше проводить первое время каждый день, на вечерней летучке.

К примеру, Александр Макаров из IDS Borjomi дает в соцсети такие рекомендации сотрудникам, вышедшим на работу на удаленку:

"Ничто так не вселяет недоверие в руководителя, как если он вам звонит в 10.00, а вы ему отвечаете заспанным голосом...".

Вот несколько простых, но важных советов:

- Спросите о "правилах игры".

- В первое время чаще чем обычно отчитывайтесь о сделанной работе и спрашивайте обратную связь: вам не придется переделывать, и вы получите кредит доверия и хорошее отношение от босса.

- Сами пишите боссу в мессенджер каждое утро планы на день и вечером факт за день. Даже если он не просит. Это просто высокий уровень сервиса с вашей стороны.

- Чаще информируйте тех, кто должен знать о вашей работе (стейкхолдеры) через общие каналы связи (Whatsapp, Slack, Telegram).

Не рассчитывайте, что электронная почта заменит личное общение. В первое время будут сбои в организации работы - помогите настроить работу, вы все в одной лодке).

 Михаил Гаврилов, CEO компании "ЛИПТ-софт", приводит свое правило на ближайшие недели:

"Все рабочие встречи и коммуникации переходят онлайн. Zoom+slack+telegram+Jira. Мы добавили пару митингов в день для синхронизации и простое правило: ты должен быть онлайн хотя бы с 10 до 18. Если ты не онлайн - ты не на работе".

Виталий Новиков,
онлайн для 47news